Betriebsveranstaltung? - So bleiben Teamevent und Betriebsausflug steuerfrei

Ob Sommerfest, Teamevent oder Weihnachtsfeier. Eine Betriebsveranstaltung ist immer etwas Besonderes und eine nette Geste, mit denen Arbeitgeber Zusammenhalt und Motivation der Belegschaft steigern können. Aber auch hier müssen Betriebe auf das Thema Steuern achten. Denn wird der Freibetrag von 110 Euro überschritten, wird Lohnsteuer fällig - auch der Vorsteuerabzug ist nicht mehr möglich. Wir erklären, worauf Sie achten müssen.

Was gilt eigentlich als Betriebsveranstaltung?

Der Gesetzgeber betrachtet Veranstaltungen mit gesellschaftlichem Charakter, die auf betrieblicher Ebene stattfinden als Betriebsveranstaltung, die grundsätzlich allen Angestellten zugänglich ist. Ob Betriebe dabei alle Angestellten einladen oder den Teilnehmerkreis z.B. nur auf Jubilaren beschränken, ist unerheblich.

Wichtig ist lediglich, dass sich der Teilnehmerkreis vorrangig aus Betriebsangehörigen und deren Begleitpersonen zusammensetzt. Typische Betriebsveranstaltungen sind Weihnachtsfeiern, Sommerfeste, Pensionärstreffen aber auch der jährliche Betriebsausflug.

Wichtig: Klassische Arbeitsessen zählen ebenso wenig als Betriebsveranstaltung wie die Ehrung eines einzelnen Mitarbeiters z.B. anlässlich des betrieblichen Ausscheidens.

Zuwendungen bis 110 Euro steuerfrei

Unternehmen, die eine Betriebsveranstaltung oder einen Betriebsausflug veranstalten wollten, mussten schon immer auf steuerliche Aspekte achten. Seit 2015 hat sich jedoch Einiges zugunsten von Unternehmen und Arbeitnehmern geändert. Mit Jahresbeginn 2015 wurde aus der Freigrenze von 110 Euro ein Freibetrag von 110 Euro. Diese gilt pro Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer. Aufwendungen für Begleitpersonen werden dem Freibetrag jedes einzelnen Arbeitnehmers zugerechnet.

Das bedeutet, dass Arbeitnehmer Zuwendungen einer Betriebsveranstaltung im Rahmen von bis zu 110 Euro steuerfrei genießen können. Für Zuwendungen, die den Freibetrag überschreiten, wird für Angestellte die Lohnsteuer fällig. Hier ist eine pauschale Besteuerung mit 25 Prozent zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer möglich. Anders als bei der bis 2015 gültigen Freigrenze, muss die Lohnsteuer nicht für den Gesamtbetrag, sondern nur für den Differenzbetrag über 110 Euro entrichtet werden.

Beispiel:

A: Die Kosten für eine Weihnachtsfeier beziffern sich auf 105 Euro pro Arbeitnehmer. Die Zuwendung ist für den Arbeitnehmer von der Steuer befreit.

B: Ein Betriebsausflug kostet 160 Euro pro Arbeitnehmer. 110 Euro sind für die Arbeitnehmer steuerfrei. Der Differenzbetrag von 50 Euro wird mit 25 Prozent besteuert.

Wichtige Info: Das Finanzgericht Köln hat mittlerweile ein unternehmerfreundliches Urteil gefällt. Dieses sieht vor, dass der Freibetrag nicht pro Arbeitnehmer, sondern pro Teilnehmer berechnet wird. Allerdings wenden die Lohnsteuerprüfer und Finanzämter dieses Urteil i.d.R. noch nicht an. (FG Köln, Urteil v. 27.6.2018, Az. 3 K 870/17)

Vorsteuerabzug nur innerhalb des Freibetrags

Der gesetzlich eingeräumte Freibetrag von 110 Euro ist ein Bruttobetrag inkl. der Umsatzsteuer. Letztere ist damit stets ein Teil der Zuwendungen. Liegt die unentgeltliche Zuwendung bei einem solchen Teamevent unter 110 Euro, ist der Vorsteuerabzug möglich.

Liegen die Aufwendungen über 110 Euro pro Kopf, besteht für Unternehmen Anspruch auf den Abzug der Vorsteuer. Wenn Sie Ihren Angestellten den Abzug von Steuern ersparen und die Vorsteuer vollumfänglich abziehen möchten, sollten Sie Ihre Betriebsveranstaltungen genau planen.

Wie ist die Handhabung bei mehreren Betriebsfeiern pro Jahr?

Grundsätzlich gilt der Freibetrag von 110 Euro für zwei Betriebsveranstaltungen oder Betriebsausflüge pro Jahr. Ab dem dritten Teamevent wird in jedem Fall die Lohnsteuer fällig. Und das selbst dann, wenn die Pro-Kopf-Kosten bei diesem Anlass deutlich unter dem Freibetrag liegen.

Allerdings haben Arbeitgeber ein Wahlrecht, für welche der drei Veranstaltungen die Lohnsteuer abgeführt werden soll. Im Idealfall ist das die Feierlichkeit mit den geringsten Kosten und damit dem geringsten steuerlichen Einfluss.

Was zu den Zuwendungen einer Betriebsveranstaltung zählt

Prinzipiell fallen alle Aufwendungen des Arbeitgebers (inkl. Umsatzsteuer) in den Topf der Zuwendungen. Dabei ist es unerheblich, ob die Kosten dem jeweiligen Arbeitnehmer direkt zugerechnet werden können oder, ob es sich um Rahmenkosten handelt. Typische Beispiele für solche Kostenpunkte sind u.a.:

• Aufwendungen für den Veranstaltungsrahmen (z.B. Gage für den Eventmanager, Beleuchtung, Raummiete, Dekoration, anwesende Sanitäter)
• Getränke, Speisen, Süßigkeiten, Tabakwaren etc.
• Live-Band, sonstige musikalische und künstlerische Unterhaltung (Auch Eintrittskarten für Sport- und Kulturveranstaltungen, sofern die Betriebsveranstaltung mehr umfasst als nur den Besuch bei dem betreffenden Kulturevent.)
• Etwaige Zuwendungen an Begleitpersonen des Angestellten
• Geschenke und Verlosungsgewinne (Das Geschenk muss klar als Teil der Betriebsfeier konzipiert und dieser eindeutig zugeordnet sein.)
• Fahrt- und Übernachtungskosten (siehe Beispiel)

Beispiele zur Fahrtkostenzurechnung:

A: Bei einem Betriebsausflug reisen alle Mitarbeiter eines Unternehmens, das nur einen Standort besitzt, gemeinsam mit dem Bus zu einem Floßbau-Teamevent an. In diesem Fall werden die Fahrtkosten zum Ausflugsziel zu den Zuwendungen der Veranstaltung hinzugerechnet.
B: Ein Unternehmen mit mehreren Standorten veranstaltet von seinem Hauptsitz aus einen Betriebsausflug. Da einige Teilnehmer zunächst zum Firmenhauptsitz anreisen, gehören die Fahrtkosten sowie ggf. gegebene Übernachtungskosten und Pauschalen für die Verpflegung nicht zu den Zuwendungen, die der Betriebsveranstaltung zuzurechnen sind. Stattdessen ist eine steuerfreie Erstattung der Reisekosten zulässig.

Dokumentation ist alles

Unternehmen, die auf der sicheren Seite sein möchten, sollten ihre Betriebsveranstaltungen nicht nur genau durchplanen. Die Dokumentation mithilfe einer Teilnehmerliste ist ebenso wichtig. Durch die Erfassung aller Gäste inklusive deren Status als Angestellte oder Begleitperson schaffen Sie auch bei einer etwaigen Betriebsprüfung Sicherheit. Bedeutsam ist die Dokumentation auch dann, wenn Kunden an einer Feierlichkeit teilnehmen.